子どもがまだ小さいため、出勤当日になって急に休みを取らざるを得ない日があります。同僚には子育て経験者が多く、比較的理解のある職場だとは思うのですが、休みを取るときの伝え方について、マナーや注意すべき点があれば知っておきたいです。

子どもや家族の体調不良など、急なトラブルで当日欠勤の連絡が必要になると、どのように伝えたらいいのか迷ってしまうかもしれませんね。特に小さな子どもがいると、発熱などの理由で保育園や学校から呼び出しの連絡が来ることもあると思います。いざというときに慌てないように、欠勤連絡のマナーを確認しておきましょう。
 
欠勤の連絡をするときのポイントは3つあります。1つ目は、連絡方法です。急に欠勤せざるを得ない場合は、基本的に電話で連絡します。職場によっては、LINEやメールなどで連絡が可能な場合もあるかもしれませんが、一般的には電話で直接伝えるのが望ましいでしょう。
 
メールなどは相手が通知に気づかず、見てもらえないことがあるため、緊急性の高い連絡には適しません。電話の方が手短にやり取りできることが多く、連絡を受ける側の手間を取らせずに済むほか、文面よりも口頭で事情を説明する方が誠意を伝えやすい面もあります。
 
ただし、職場ごとに欠勤時の連絡方法に関するルールが定められている場合もありますから、事前にベストな連絡方法を確認しておきましょう。
 
2つ目は、伝える相手とタイミングです。当日に欠勤の連絡をするのであれば、基本的にはまず上司に電話しましょう。上司が不在の場合は、上司に次ぐ立場の人に伝え、改めて自分からも連絡するとより丁寧です。
 
職場に電話する場合は始業30分前を目安に、できるだけ早く連絡します。上司が欠勤に伴うシフトの変更や業務調整をおこなう時間を確保できるよう、早めの連絡を心がけましょう。
 
前日までに欠勤が見込まれる状況となった場合は、予定が決まり次第、すぐに上司に連絡します。その際、休みの希望や理由、復帰の見通しなどを伝えた上で、翌朝に改めて連絡が必要かどうか確認しておくといいでしょう。

 
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ポイントの3つ目は、具体的な連絡内容です。まずは「休みたい」という要件を伝えた後、「子どもが発熱したため受診させたい」など、急な休みを取る必要性が生じた理由を伝えます。詳細の説明は不要ですが、職場が状況を把握できるよう要点を伝えましょう。わかる範囲で翌日以降の出欠勤の見通しについても伝えられるとベターです。
 
朝一番の電話の時点では、先の予定がわからないことが多いと考えられるため、事態が落ち着いたら再度連絡して、改めて具体的な状況や職場復帰日について報告・相談しましょう。勤務調整の負担などを気にかけていることが伝えられますし、何より上司の心配や不安を早期に取り除くことができます。
 
体調不良による欠勤については、診断書が必要な場合もあるため、指示を仰ぎましょう。欠勤が続いてしまう状況であれば、検査結果や体調変化、復帰日の目安などの進捗状況も連絡するといいでしょう。
 
また、担当している患者さんがいたり、特別な業務があったりする場合は、個別に対応状況を伝えておくと安心です。不在中に対応が必要な業務の引継ぎについても、上司の指示を仰ぎましょう。
 
事情があって急な休みを取るのは仕方のないことではありますが、薬剤師業務をおこなうためには資格が必要であり、人員不足が生じると薬局の運営自体に支障が出る場合があります。シフト調整や業務の引継ぎなどの負担も少なくないはずですから、要件を伝えた後は、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」「よろしくお願いいたします」など、誠意を込めてお礼やお詫びを伝えましょう。復帰した時も、改めて上司や同僚に感謝の気持ちを伝えることが大切です。

薬剤師、医療接遇コミュニケーションコンサルタント。
株式会社スマイル・ガーデン代表取締役。
薬剤師として総合病院薬剤部、漢方調剤薬局、調剤薬局で20年以上にわたり調剤、患者応対を経験。管理薬剤師として社員の人材育成に注力する。
現在は医療現場経験を活かし、医療接遇コミュニケーションコンサルタントとして活躍中。
マイナビ薬剤師・連載コラムが書籍化された、
「患者さん対応のプロをめざす! 『選ばれる薬剤師』の接遇・マナー」が
2017年7月19日　同文舘出版より発売。
株式会社スマイル・ガーデン : https://smile-garden.jp/
ブログ「いつもワクワク Always Smiling！」: https://smilegrdn.exblog.jp/